Las cotizaciones virtuales, ¿qué son y cómo hacerlas?

Aprende a hacer cotizaciones virtuales que transmitan el profesionalismo de tu negocio y convenzan clientes

Cuando tienes un negocio, no importa su tamaño, cada detalle cuenta. Desde el logo o la comunicación, hasta la forma en que presentas tus cotizaciones virtuales. Todo habla de la calidad de los productos o servicios que ofreces. Y esto puede ser un punto de inflexión al cerrar un trato potencial.

En efecto, las cotizaciones virtuales suelen ser un punto difícil de perfeccionar. A pesar de esto, con las recomendaciones que encontrarás a continuación podrás hacer cotizaciones con más posibilidades de ser aprobadas. ¡Sigue leyendo!

¿Qué son las cotizaciones virtuales?

Durante años, los negociantes han presentado cotizaciones a sus clientes. Estos son documentos de carácter no vinculante que establecen el precio sobre un producto o servicio requerido. Ya que es informativo, no tiene peso a nivel contable.

Con la aparición de las computadoras, estos modelos cambiaron y se adaptaron, dando pie a las cotizaciones virtuales. Estas cumplen la misma función que su contraparte física, pero con la ventaja de que pueden enviarse por distintos medios electrónicos (correo, mensajería instantánea, etc.).

De hecho, la última versión de Wally B2B incluye un módulo de cotizaciones para hacerlas directamente desde la plataforma, en menos tiempo, incluyendo tus productos y servicios con sus costos de forma más expedita y sin errores. 

¿Qué hace que una cotización virtual sea profesional?

Como ya mencionamos, la forma en que presentas una cotización habla mucho de ti y de tu negocio. No se trata tan solo de poner un precio, es necesario transmitir seguridad y capacidad. Esto puedes lograrlo a través de la imagen y los distintos apartados que cubra tu documento.

1. Datos de tu empresa

Lo primero que tiene que aparecer en las cotizaciones virtuales son los datos de tu empresa. Información como la razón social, el RUC y los distintos métodos de contacto, son imprescindibles. Aquí puedes aprovechar de insertar el logo que te representa.

2. Información del cliente

Así como deben figurar los principales datos de tu compañía, es necesario que incluyas la información asociada a tu cliente. Si no cuentas con esta, tómate el tiempo para solicitarla de forma amable. Esto te permitirá hacer un documento personalizado y, además, utilizarla al momento de la facturación.

3. Describe el producto o servicio a prestar

Este es el espacio de las cotizaciones virtuales destinado a explicar en qué consisten los productos o servicios por los que el cliente te contactó. Lo ideal es ser conciso, sin demasiados detalles, pero claro en lo que estás transmitiendo.

4. El precio

Es el apartado crucial de este documento. Es donde pones el precio de lo que el cliente pidió. Es necesario ser lo más explícito posible en términos de moneda en la que se encuentra, las unidades de cada producto, así como los montos que corresponden a impuestos y el monto total.

5. Métodos de pago y plazos

Aquí tienes que establecer a través de cuáles medios estás dispuesto a recibir el pago (transferencia, depósito, efectivo, etc.). De igual forma tienes que especificar si requieres de un pago adelantado, total o parcial, para iniciar el trabajo.

Por otra parte, te corresponde ser responsable y dejar por escrito los plazos de entrega. Procura ser sincero y no comprometerte en tiempos que estén fuera de tu alcance. Así evitarás malos entendidos con el cliente y posibles represalias de carácter legal.

6. Términos y condiciones finales

La última parte de todas las cotizaciones virtuales se centra en los términos legales de la transacción. Esto engloba aquellos que son responsabilidad del cliente y los que te corresponden a ti.

Por ejemplo, si eres diseñador gráfico, puedes incluir una cláusula sobre la cantidad de cambios máximos sobre una pieza gráfica. De igual forma puedes determinar la vigencia de la cotización.

Si reúnes estos 6 puntos, puedes estar seguro de que tu cotización va por buen camino. El resto dependerá de si la propuesta económica está dentro de las posibilidades del cliente.

Herramientas para hacer cotizaciones virtuales

Te preguntarás cuál es la mejor herramienta para generar cotizaciones virtuales. La respuesta depende de tus propias habilidades.

Para muchos resulta muy cómodo trabajar en hojas de cálculo, automatizando los procesos matemáticos detrás de una cotización, mientras otros prefieren volcarse en documentos de texto y hacer sus propias cuentas.

Los usuarios de Wally B2B pueden hacer sus cotizaciones digitales en minutos porque el sistema ya tiene guardados todos los productos y servicios que ofrece la empresa. También permite hacerle seguimiento a las cotizaciones enviadas para no dejar nada al azar.

Entonces, si ya tienes tu propio negocio, no te quedes atrás. Pon manos a la obra y empieza a enviar esas cotizaciones virtuales que den a tus clientes la última estocada para que se decidan a trabajar contigo.