Cuentas claras, negocios duraderos: Sigue estos tips de contabilidad

Toma nota de estas recomendaciones sobre procesos contables para asegurar el éxito de tu negocio y conoce cómo la automatización de procesos te facilita este trabajo.

En el año 2001, Jim Collins lanzó Good to Great, uno de los mejores libros de estrategia empresarial publicados hasta la fecha. Ahí analizó 27 empresas estadounidenses e identificó qué tuvieron en común aquellas que consiguieron resultados extraordinarios de forma continuada. Para explicarlo, apeló a la metáfora de una rueda, pues encontró que todas estas compañías perseveraron en una misma dirección; es decir, empujaron una gran rueda sin descanso hasta que esta comenzó a girar prácticamente sola. ¿El gran secreto? Disciplina y metas claras. Collins acuñó, así, su concepto de flywheel o ciclo interminable de mejoras.

Sin embargo, el Financial Times conversó con Collins porque, según el experto, una idea tan sencilla ha sido muchas veces malinterpretada. No se trata de colocar los objetivos estratégicos en forma de círculo, sino de entender la lógica detrás de ellos. Además, empresas exitosas a veces asumen que esta idea de la rueda solo se aplica a una línea de actividad. "Si nos definimos por el negocio en el que estamos y no por la rueda que estamos construyendo, en algún momento nos toparemos con una pared", sentencia.

Para aclarar el concepto, Collins acaba de publicar Turning the Flywheel, una pequeña monografía de 40 páginas en la que estudia compañías que crecieron al extender esta estrategia del flywheel: Apple pasó de las computadoras personales a las laptops; Walt Disney desarrolló parques temáticos a partir de sus películas animadas; Amazon aplicó el impulso de su "tienda de todo" a Amazon Web Services, su negocio de computación en la nube, etc.

El experto concluye que muchas empresas están tan enfocadas en encontrar la próxima big thing, que olvidan que lo importante es comprender la arquitectura de sus propias ruedas para poderlas echar a andar. Y a ello hay que agregar que recorrer este camino con éxito solo será posible con una eficaz gestión financiera y contable.

Tambelearse, nunca caerse

En el Perú, cerraron 45,052 empresas formales, entre octubre y diciembre del 2018, lo que significó un aumento de 29.8% frente al mismo periodo del 2017. El comercio al por menor fue la actividad con el mayor número de bajas (18.1%), seguido de otros servicios (15.9%), comercio al por mayor (15.5%), servicios prestados a empresas (9.9%), industrias manufactureras (9.7%), y transporte y almacenamiento (9.2%).

¿Cómo evitar que tu negocio se vea forzado a cerrar sus puertas? La regla de oro es que deberá ser financieramente estable, y ello implica la gestión rigurosa de ingresos, gastos y deuda. Como señala la revista Harvard Deusto: “En términos generales, las empresas que cierran suelen tener una financiación basada predominantemente en deuda, lo que las hace más vulnerables a los vaivenes de la economía y de su sector. En cambio, las empresas que perduran en el tiempo tienen unas finanzas conservadoras. Es decir, financian la mayor parte de sus inversiones con aportaciones de los accionistas o con los recursos generados por ellas mismas”.

Por eso, para que tu negocio prospere, debes empezar por lo elemental, que es llevar un registro de las entradas y salidas de dinero y mantener una facturación ordenada. Si no tienes claro cuánto dinero exactamente está produciendo tu negocio, ¿cómo podrás hacer proyecciones y saber cuánto necesitarás invertir? Lo recomendable es que este registro sea diario. En lugar de calcular los gastos cada dos semanas para, por ejemplo, pagar la quincena a tus colaboradores, concéntrate en cada día o, máximo, en cada semana.

Wally te ayudará a llevar este riguroso control financiero de entradas y salidas de efectivo para mantener al día tu flujo de caja y tener tu historial de ventas en orden. No solo ahorrarás tiempo en la gestión de tus facturas sino, sobre todo, tendrás un panorama general de la liquidez de tu negocio. Con esta información podrás hacer proyecciones a corto y mediano plazo y tomar las mejores decisiones.

Ni juntos ni revueltos

Separa los gastos del negocio de tus gastos personales para mantener un elemental orden contable. Solo teniendo una cuenta bancaria comercial exclusiva para tu negocio y separada de tu cuenta personal tendrás claros qué gastos corresponden a qué rubro y, sobre todo, podrás justificarlos al momento de solicitar deducciones tributarias.

Además, si te has embarcado en un préstamo, este debe estar adecuadamente registrado y ser incluido en la contabilidad de tu negocio. Deudas como pagos a proveedores, pagos pendientes de tarjetas de crédito y cualquier tipo de financiación deben también ser considerados en esta partida. Es decir, distingue entre las cuentas por cobrar y los fondos prestados para que no pierdas de vista lo que es tuyo y lo que debes.

Establece un plan financiero

“Nadie llega a ningún lado si no sabe adónde va”, sentencia este artículo de Megaricos.com. Y agrega: “O al menos a ningún lado bueno. De modo que, si quieres que tu empresa tenga éxito, debes fijarte metas”. Ten presente siempre tu objetivo principal y de largo plazo, pero, a la vez, fíjate logros mensuales. Estos te motivarán y te ayudarán a corregir oportunamente errores que encuentres en el camino.

Por ejemplo: calcula cuál es tu beneficio mensual mínimo para mantenerte en funcionamiento cada mes. Este es un dato imprescindible para tener claro el escenario en el que estás operando y para que tu contabilidad no se vea afectada en tiempos difíciles.

Además, todos los meses destina una cantidad de dinero para armar un colchón para emergencias o imprevistos. Puede haber semanas con picos de entrada de dinero y otras con ingresos muy bajos. Para estas últimas será fundamental poder acudir a este “guardadito” que te dará la tranquilidad mental que requieres para enfocarte en el crecimiento de tu negocio. Lo recomendable es que este “colchón” cubra los gastos fijos de tu negocio de, al menos, seis meses.

Otro aspecto fundamental de las finanzas, volviendo al artículo de Harvard Deusto, es la gestión de riesgos financieros: tipo de cambio, tipo de interés, morosidad, cotización de materias primas, etc. “En estas cuestiones, el conocimiento de los productos de cobertura de riesgos existentes y la prudencia en su utilización son fundamentales. De hecho, un reto crítico para los responsables financieros consiste en optimizar los objetivos de rentabilidad y liquidez, pero con unos niveles de riesgo aceptables. Para ello es conveniente no dejarse llevar por algunas tendencias que fomentan el uso de instrumentos financieros derivados que, a menudo, no son entendidos ni por las personas que los comercializan”, sentencia la publicación.

Exige puntualidad

Recuerda que los montos por cobrar no se consideran mientras aún no estén depositados en la cuenta bancaria de tu negocio. Evita que tus clientes y proveedores posterguen sus pagos regulares. Tener una facturación automatizada te permitirá hacer un seguimiento de los clientes que se demoran en sus pagos.

Para acostumbrarlos a pagar a tiempo, condiciona tus productos o servicios futuros a la cancelación de esta deuda. Puedes también considerar ofrecer descuentos por pago anticipado para incentivar a tus clientes a cancelar sus compromisos rápidamente (¡premia a los puntuales!).

Trabaja con un contador

No caigas en el error de no delegar. Las empresas están afectas a impuestos cuyo cálculo depende de diversos factores (por ejemplo: el tipo de negocio). Para cerciorarte de que estás cumpliendo con tus obligaciones tributarias, asesórate debidamente con un experto.

Además, acude a un contador profesional para que se encargue de llevar tus libros contables (es decir, del archivamiento mensual de los documentos emitidos por tu empresa y tus proveedores) y de presentar tus declaraciones tributarias de manera oportuna para evitar multas e intereses. Hoy estos procesos son mucho más sencillos gracias a la facturación electrónica, pero de todos modos deben ser monitoreadas por un experto.

Finalmente, asesórate con un abogado sobre las licencias y permisos que demanda tu actividad comercial. No lo olvides: lo barato sale caro. Hacer las cosas correctamente siempre rinde sus frutos.

Facilita la contabilidad con la tecnología

Hoy en día llevar la contabilidad de un negocio es más fácil con el apoyo de la tecnología. Tu objetivo debe ser automatizar los procesos contables, a fin de que ahorres tiempo y puedas destinar tus esfuerzos a actividades más productivas. Y para esto Wally puede convertirse en tu aliado estratégico.

Todas las funcionalidades de Wally apuntan a ordenar, controlar y facilitar la contabilidad y las finanzas del negocio. De esta manera, abres y cierras la caja de forma sencilla, puesto que el balance de cuentas es automático. También controlas las entradas y salidas de efectivo de la caja. Además, tienes la capacidad de aceptar cualquier modo de pago, desde efectivo hasta tarjetas. Y lo más importante: todos esos procesos quedan archivados y sistematizados.

Wally también te da la facilidad de emitir comprobantes de pago electrónicos en tiempo real, incluido la factura electrónica, que hoy es una obligación requerida por la SUNAT. Y, por si fuera poco, en cualquier momento puedes descargar reportes de ventas debidamente tabuladas, de tal manera que tu contador tendrá todo listo para hacer la declaración de impuestos.

Que gire la rueda

La contabilidad será tan importante en la primera semana de vida de tu negocio como al momento de presentar tu declaración de impuestos. El orden contable no solo te evitará muchos dolores de cabeza, sino será esencial en tu carrera hacia el éxito.

Ya sabes: ser tu propio jefe tiene una serie de ventajas, pero también demanda importantes responsabilidades. Asegúrate de no perder el foco: ten claro hacia dónde echarás a andar la rueda de tu negocio e incluye tus procesos contables como uno de tus principales pilares.