Emitir Factura Electrónica SUNAT en el 2023 | Guía completa

La facturación electrónica es obligatoria en todas las empresas. Su aplicación es sencilla y puede ayudarte a manejar mejor tu negocio.

Cada vez que tu negocio vende algún producto o servicio, está obligado a emitir un comprobante de pago  electrónico (CPE), es decir, usar la facturación electrónica de SUNAT. 

Además de ser una obligación tributaria, un sistema de facturación electrónica permite que tus transacciones comerciales sean más ágiles, seguras y transparentes.

Por eso, recopilamos en esta guía toda la información actualizada que necesitas para saber cómo hacer una factura electrónica en Perú de forma fácil. 

Pero como vamos desde cero, primero te diremos qué es la facturación electrónica, qué es el PSE y el OSE, cómo emitir una factura electrónica SUNAT, quién está obligado a emitir factura, y más. 

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es el proceso para emitir facturas, boletas, notas de créditos y cualquier otro comprobante de pago en formato digital y con validez fiscal. Es decir, se usan sistemas tecnológicos que automatizan el proceso y están integrados a SUNAT y a RENIEC. 

Para entender mejor a qué nos referimos con “sistemas tecnológicos”, tenemos que entender dos conceptos: el de Proveedor de Servicio Electrónico (PSE) y el de Operador de Servicio Electrónico (OSE). 

¿Qué es un PSE y el OSE?

Los PSE y los OSE son sistemas intermediarios autorizados por SUNAT para facilitar la emisión y la validación de los comprobantes de pago electrónico. Por lo tanto, son supervisados permanente por SUNAT. 

Proveedor de Servicio Electrónico (PSE)

Son empresas que brindan el servicio de usar su propio certificado digital para firmar los comprobantes de pago electrónico emitidos por tu negocio. De esta forma el PSE pasa a ser tu agente facturador y se encarga de enviar tus documentos para su validación. 

Wally, por ejemplo, es un software de gestión que a la vez es un PSE o Proveedor de Servicio Electrónico.  Es decir, te permite emitir de inmediato y de manera automática cualquier comprobante de pago, como, por ejemplo, una boleta electrónica SUNAT, y que ésta quede registrada en el sistema tributario. 

Así funciona:

• El PSE emite los comprobantes siguiendo la estructura de datos establecida por la autoridad tributaria. 
• Firma electrónicamente a nombre del emisor.
• Envía a SUNAT o a un OSE que recibe y valida tus comprobantes en los plazos definidos. 

Para comenzar a emitir comprobantes electrónicos debes realizar altas PSE y OSE. En este video te explicamos cómo hacerlo en menos de un minuto 

¿Cómo realizar el alta en una PSE?

Operador de Servicio Electrónico (OSE)

Un Operador de Servicio Electrónico (OSE) es un delegado de SUNAT que se encarga de validar los comprobantes electrónicos que tu negocio emite. Por tener la misma función de validación de SUNAT, debe cumplir con la normativa vigente. 

El operador OSE simplifica y agiliza el proceso fiscal de tu negocio. De hecho, sus tiempos de respuesta son menores a los de SUNAT. Además, suprime el contacto entre el ente tributario y la empresa que emite los comprobantes. 

Así funciona:

• El emisor genera el documento electrónico, lo firma y lo envía al OSE.
• OSE realiza la comprobación informática del CPE y lo devuelve con la Constancia de Recepción (CDR), donde figura el estado del comprobante electrónico que puede ser aceptado, rechazado, tener el estado de excepción o pendiente.
• El emisor recibe el comprobante validado por OSE y lo envía al contribuyente.
• Puedes realizar la consulta de validez del Comprobante de pago en SUNAT.

Cómo realizar el alta en un OSE 

Tu negocio necesita tanto el PSE como el OSE porque cumplen funciones diferentes y complementarias. Lo siguiente es ver paso a paso cómo funciona la facturación electrónica.

¿Cómo funciona la facturación electrónica? 

Es importante que entiendas cómo funciona el proceso de facturación electrónica. Es algo que ocurre en cuestión de segundos gracias a la automatización.

Te explicamos el viaje de la facturación electrónica, paso a paso, desde que se genera un comprobante hasta que es reconocido, almacenado y validado legalmente por SUNAT. 

Ahora, seguramente te debes preguntar,  ¿cuáles son los tipos de comprobantes de pago que deben cumplir este proceso de facturación electrónica?

Tipos de comprobantes de pago electrónico 

En los sistemas de emisión electrónica se pueden emitir varios  tipos de comprobantes de pago electrónico:

• Factura electrónica

Es un comprobante de pago emitido por el vendedor a favor del adquirente en la venta de bienes y prestación de servicios. Sirve para sustentar costos o gastos a efectos del Impuesto a la Renta y el crédito fiscal del Impuesto General a las Ventas.

• Boleta de Venta Electrónica

Es un documento fiscal que permite al contribuyente controlar el margen de venta, y al comprador sustentar la compra, De esta forma, se respalda la actividad comercial de los micro y pequeños empresarios (MYPE).

• Nota de Crédito Electrónica

Es un comprobante fiscal que acredita anulaciones, descuentos, devoluciones, bonificaciones, devoluciones y otros, relacionados con una factura o boleta de venta emitida antes. 

• Nota de Débito Electrónica

Es un comprobante de pago que modifica una boleta o factura emitida previamente y tiene Constancia de Recepción (CDR) aceptada, Sirve para recuperar gastos o costos. También para notificar al cliente el incremento de su deuda, detallando el motivo en la misma nota.

• Recibo de Servicios Públicos Electrónico

Es un comprobante de pago que, al emitirse con RUC, tiene efectos tributarios. Es decir, sustenta costo, gasto y crédito fiscal. Se emite por los recibos de energía eléctrica, agua, telecomunicaciones y distribución de gas natural por red de ductos.

• Recibo por Honorarios Electrónico

Es un documento fiscal que emiten las personas naturales por cada servicio que presten de forma independiente y por percibir rentas de cuarta categoría. Incluso, se emite cuando el servicio se prestó de forma gratuita.

• Comprobante de Retención Electrónico

Es un comprobante de pago emitido por el Agente de Retención cuando su Proveedor le retribuye un pago total o parcial en una operación comprendida en el Régimen de Retenciones del IGV.

• Comprobante de Percepción Electrónico

Es un comprobante fiscal emitido por el Agente de Percepción y dirigido a su cliente importador, por el cobro total o parcial de la adquisición de combustible o por Ventas Internas comprendidas en el Régimen de Percepciones del IGV.

• Liquidación de Compra Electrónica

Es un comprobante de pago emitido por personas naturales con negocio o por empresas del Régimen Especial, MYPE Tributario o General que compran bienes a personas naturales productoras o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y artesanía. 

También incluye extracción de madera y de productos silvestres, minería aurífera artesanal, desperdicios de caucho, desechos metálicos y de papel y otros que no posean RUC, por lo que no podrían entregar comprobantes.

• Guía de Remisión Electrónica de Bienes Fiscalizados

Es un documento digital que sustenta el traslado de insumos químicos, productos y sus subproductos o derivados, los cuales son bienes fiscalizados.

La emisión de estos documentos en formato electrónico tiene múltiples ventajas para tu negocio, ¡veamos!

Beneficios de facturación electrónica para tu negocio

• Tus transacciones son más seguras y ágiles.
• Tienes mayor control sobre el negocio, ya que accedes a información y estadísticas en tiempo real. 
• Ahorras tiempo y esfuerzo, ya que es un proceso automatizado. 
• Puedes emitir comprobantes digitales a través de diferentes medios electrónicos como computadoras, tablets o celulares.
• Evitas errores humanos que son propios de la facturación manual y pueden terminar en sanciones graves.
• Disminuyes los costos asociados a impresión, traslado y almacenamiento de los comprobantes físicos.
• Favoreces el crecimiento de tu empresa gracias a la optimización de tus procesos contables y la reducción de tus costos operativos. 
• Contribuyes a disminuir el daño al medio ambiente.

Ahora que ya sabes sobre las ventajas de decirle adiós a las facturas físicas, te vamos a dar algunos consejos para que sepas cómo elegir el PSE (Proveedor de Servicios Electrónicos) ideal para tu negocio, ya que existen muchas opciones para implementar la facturación electrónica obligatoria. 

¿Qué programa necesito para emitir facturas electrónicas?

Hay características específicas que deben tener los programas de facturación electrónica para facilitar dicho proceso. Entre ellas, ten estas en cuenta:

• Integrado y acreditado por SUNAT.

El PSE debe trabajar en conjunto con el OSE para gestionar el envío de los comprobantes de pago electrónicos a SUNAT. También de avisarte si debes corregir alguno. Por eso, el software de facturación electrónica debe estar:

• • Acreditado por SUNAT como Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE).
  • Facultado para contratar Operadores de Servicio Electrónico (OSE) en nombre de tu empresa. Wally ofrece el servicio de OSE sin costo. 
  • Conectado a la base de datos de SUNAT y de RENIEC para facilitar el llenado de los datos fiscales de tus clientes.  En el sistema de Wally, por ejemplo, solo basta con ingresar el RUC, DNI o CE, para que el resto de la información del cliente aparezca de forma automática. Sólo quedan por llenar pocos campos, como el correo electrónico.

• Gestión sencilla de los documentos 

Un buen programa de facturación electrónica te ayudará a mantener el orden de tus comprobantes de pago, evitando que se pierdan y esto genere multas.

Asegúrate que tu facturación electrónica te permita generar boletas, facturas, cotizaciones, guías de remisión, entre otros documentos. También que te facilite consultarlos en cualquier momento para saber su estado frente a SUNAT.

Además, el software que elijas debe facilitar un enlace para que tus clientes revisen sus comprobantes electrónicos, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

• Revisión de estados de comprobantes 

Poder ver al instante el estado de tus comprobantes en SUNAT es una funcionalidad imprescindible para evitar posibles multas o complicaciones.

Con un programa de facturación electrónica podrás ver si tus comprobantes son: aceptados, rechazados, excepción o pendiente. Y subsanar cualquier error. 

• Facturación en soles o dólares

Cambiar el tipo de moneda de pago haciendo solo un click es una de las funciones que debe tener tu software de facturación. Incluso, elige uno que te permita hacer la conversión sin recurrir a cuentas manuales que puedan generar pérdidas. 

• Soporte y atención al cliente

Un buen programa de facturación electrónica debe brindarte múltiples canales de atención para atender tus requerimientos y brindarte soluciones cuando lo necesites.

En Wally cuentas con un equipo dedicado exclusivamente a atender tus consultas, porque sabemos que tus facturas no pueden esperar. Te brindamos soporte continuo de lunes a sábado vía chats dentro del sistema, correos electrónicos y WhatsApp.

• Funcionalidades para gestionar tu negocio

Además de ser un facturador electrónico, tu software debe contar con otras funciones que te ayuden a gestionar tu negocio desde donde estés. Por eso, en Wally te brindamos una solución integral para controlar cada aspecto de tu negocio:

• Facturador de negocios y punto de venta. 
• Adaptación multiplataforma.
• Registro de productos y control de inventario.
• Reportes en tiempo real.
• Usuarios con distintos niveles de acceso.

Cuando tengas tu software de gestión Wally, es momento de implementar la facturación electrónica SUNAT en tu negocio.

¿Cómo hacer una factura electrónica en SUNAT?

Para implementar la facturación electrónica SUNAT, sigue estos tres pasos. Así estarás garantizando el cumplimiento de la ley y evitando multas. 

1. Elige un sistema de facturación electrónica.

Puedes emitir facturas electrónicas en la web de SUNAT; en la App SUNAT o a través de un software de gestión como Wally. 

Esta última es la forma más sencilla de implementar la facturación electrónica, pues el software ya debe estar acreditado por SUNAT y asociado a un OSE. Listo para que empieces a facturar electrónicamente. 

2. Adapta los equipos de tu negocio 

Con la facturación electrónica, SUNAT eliminó el uso de impresoras de tres copias. La idea es que se use solo una impresora térmica. Esta es la única forma válida de entregar los tickets impresos con la firma digital de tu empresa.

En Wally te ofrecemos equipos como contómetros y otros accesorios que puedas necesitar para que empieces a emitir comprobantes de pago electrónicos.

3. Notifica 

Tras implementar la facturación electrónica, comunícalo a tus empleados, proveedores y clientes. De esta forma, cada uno podrá tomar las previsiones pertinentes. 

¿Quiénes están obligados a emitir comprobantes electrónicos? 

La facturación electrónica es obligatoria en el Perú desde el 1 de junio de 2022 para todas las empresas con ingresos menores a 23 UIT. Es decir, por no emitir boleta electrónica o el comprobante de pago correspondiente, podrían tener penalidades de hasta 2 UIT. Incluso,  según el Código Tributario, se podría penalizar con el cierre de la empresa por reiteración.

Facturación electrónica: últimos cambios de SUNAT 2023

Nuevo plazo de envío de facturas electrónicas

Desde el 6 de enero de 2023, los contribuyentes tienen máximo tres días calendario para enviar sus facturas electrónicas a SUNAT o a un OSE. Transcurrido ese plazo, no tiene calidad de factura electrónica ni de nota electrónica, aún cuando se haya entregado al usuario.

Guías de remisión electrónica (EGR) obligatorias

Las GRE son de uso obligatorio para nuevos contribuyentes. Se pueden emitir en la web de SUNAT o en las plataformas de algunos PSE.

OSE obligatorio para nuevos PRICOS

Los nuevos Principales Contribuyentes deben contratar obligatoriamente a un OSE para la  validación de los comprobantes de pago. 

Facturación electrónica con Wally

Wally es un PSE (Proveedor de Servicios Electrónicos) que incluye la contratación de un OSE (Operador de Servicios Electrónicos) reglamentario.

Es decir, emites tus comprobantes electrónicos súper fácil con Wally ¡y listo!. No es necesario otro paso adicional. Además, todos los planes de Wally incluyen facturación integrada con SUNAT. Sin contratos ni precios ocultos, y con interfaz super simple de usar

Como ves, el ámbito tributario está cada vez más inmerso en la digitalización y tu negocio también debe aprovechar las ventajas del entorno digital.

Ya que sabes cómo implementar la facturación electrónica en tu negocio, puedes hacerlo con Wally,  la herramienta de facturación para el emprendedor peruano.